Persónuverndarstefna

1.0 Um Þjónustumiðstöð rannsóknaverkefna

ÞR er sjálfseignarstofnun sem sér um klínískan hluta erfðafræðirannsókna Íslenskrar erfðagreiningar ehf. (ÍE) Það þýðir að þátttakendur í vísindarannsóknum á vegum ÍE koma til ÞR til að fara í hvers kyns mælingar, viðtöl og gefa lífsýni. ÍE er því ábyrgðaraðili á vinnslum persónuupplýsinga sem ÞR aflar. ÞR er hins vegar vinnsluaðili og afauðkennir (dulkóðar) persónuupplýsingar áður en vísindamenn ÍE vinna með þær. Vísindamenn ÍE vinna einungis með persónuupplýsingar á gerviauðkennum og er slíkt í samræmi við fyrirmæli Persónuverndar. Lög um persónuvernd tryggja einstaklingum ýmis réttindi tengd vinnslu persónuupplýsinga en þau lúta þó ákveðnum takmörkunum sem persónuverndarlög tilgreina. Einstaklingar og þátttakendur í vísindarannsóknum á vegum ÍE þurfa að hafa samband við ÞR til þess að nálgast upplýsingar um vinnslu persónuupplýsinga sinna. Til að afla upplýsinganna sem óskað er eftir hefur ÞR eftir atvikum samband við ÍE í gegnum dulkóðunarkerfi. Þær upplýsingar eru þá sendar á gerviauðkenni frá ÍE í gegnum dulkóðunarkerfið til ÞR, þar sem þær eru mótteknar afdulkóðaðar og þá er hægt að vinna þær til að svara einstaklingi.

Persónuverndarstefnu ÍE er hægt að nálgast hér

2.0 Tegundir persónupplýsinga sem er unnið með, tilgangur með vinnslu þeirra  og varðveisla

ÞR er einungis ábyrgðaraðili við vinnslu persónuupplýsinga þegar um er að ræða umsækjendur, starfsmenn og birgja. ÞR vinnur persónuupplýsingar um umsækjendur þegar sótt er um starf hjá ÞR. Tilteknar upplýsingar eru nauðsynlegar við mat umsókna s.s. tengiliðaupplýsingar, ferilskrá, kynningarbréf, upplýsingar um menntun, umsagnir þriðja aðila o.fl. ÞR vinnur með persónuupplýsingar vegna samskipta við birgja. Hjá ÞR safnast myndbandsupptökur úr eftirlitsmyndavél sem staðsett er við gagnaver þess. Þá hvílir einnig á  ÞR  lagaskylda sem almennt hvílir á öllum íslenskum rekstraraðilum um að vinna  persónugreinanleg gögn  t.d. vegna starfsmannahalds og ákvæða bókhalds- og skattalaga. Heimildir til vinnslu persónuupplýsinga um umsækjendur um starf hjá ÞR grundvallast á samþykki og ráðstöfunum að beiðni umsækjanda áður en samningur er gerður. Vinnsla persónuupplýsinga vegna samskipta við birgja fyrirtækisins grundvallast á samningi milli aðilanna en vinnsla persónuupplýsinga til að framfylgja lagaskyldu er í viðkomandi löggjöf. Myndbandsupptökur úr eftirlitsmyndavél sem staðsett er við gagnaver ÞR byggist á lögmætum hagsmunum þess. ÞR varðveitir persónuupplýsingar eins lengi og nauðsynlegt er miðað við tilgang vinnslu, skilmála samninga, fyrirmæli í lögum s.s. bókhalds- og skattalaga og málefnalegar ástæður gefa tilefni til. Vefsíður ÞR vista fótspor í tölvu eða snjalltæki sem nýtt er til að skoða vefsíður fyrirtækisins. Nánar um fótsporastefnu ÞR er að finna hér.

3.0 Réttur einstaklinga

Lög um persónuvernd tryggja einstaklingum ýmis réttindi tengd vinnslu persónuupplýsinga en þau lúta þó ákveðnum takmörkunum sem persónuverndarlög tilgreina. Í þeim tilvikum þegar ÞR er ábyrgðaraðili á vinnslu persónuupplýsinga uppfyllir ÞR þau réttindi innan þeirra marka og með þeim takmörkunum sem persónuverndarlög tilgreina.

4.0 Hvernig er hægt að hafa samband við ÞR?

Einstaklingum gefst kostur á að leita til Þjónustumiðstöðvar rannsóknaverkefna (ÞR) í Turninum, Smáratorgi 3, Kópavogi, símanúmer: 520 2800.

Ef einstaklingur telur ÞR ekki hafa svarað erindinu vegna meðferðar persónuupplýsinga getur hann haft samband við persónuverndarfulltrúa ÞR með því að senda tölvupóst á netfangið [email protected]. Hlutverk persónuverndarfulltrúans er að fylgjast með því að farið sé eftir ákvæðum laga og reglna um persónuvernd.

ÞR getur breytt þessari persónuverndarstefnu og bætt við hana hvenær sem er til að endurspegla sem best þá vinnslu sem fram fer hverju sinni hjá ÞR og taka slíkar breytingar gildi án fyrirvara. Allar breytingar á stefnunni verða birtar á vefsíðu ÞR: www.rannsokn.is.

Persónuverndarstefna þessi tók fyrst gildi 15. júlí 2022.